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FAXDM配信停止欄は絶対必要と思ってませんか?

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僕の事業所に来るFAXDMを見ていると、下部に「配信停止の方は恐れ入りますが、00-0000-0000返信してください」もしくは「配信停止の方は、□にチェックを入れて返信してくださいませ」といったチェック欄を設けている原稿があります。果たして配信停止欄は必要なのでしょうか?

配信停止欄の処理コスト

ネットにおいては、メールマガジンやステップメールというものがあります。これらは見込み客に向けて自社の情報を配信して行くものなので、役割的にはFAXDMと同じようなものになります。

そして、これらの原稿の末尾には、配信停止方法が記載されています。読者はワンクリックすれば配信停止でき、送信者側ではシステムが自動的に配信停止処理をしています。

FAXDMの配信停止欄は、このメールマガジンやステップメールの配信停止をイメージしたもののようです。ですが、FAXDMの方は、ワンクリックとは行かず、お客様にもひと手間をかけますし、配信停止を受けた私たちも必ず人の手を介在させ、処理コストがかかってしまいます。

メールの場合は全て自動で出来るのですが、FAXDMはそういう訳にはいかないということです。

このように業務コストが増える(注1)のに、わざわざ積極的に配信停止を集める配信停止欄を入れるべきなのかどうかは、迷うべきところです。

配信停止欄を設けると通常の数倍の配信停止依頼が殺到

自分には答えがないものは実験です。ということで、僕は実験をしてみたことがあります。

申し込み欄よりも更に下部に「配信停止をご希望の方は□にチェックして、お手数をお掛けしますが、返信してくださいませ」と記載しました。

結果は、当然のことながら配信停止を求めるFAXの返信が通常の数倍に膨れ上がりました。

FAX配信停止欄は継続すべきか?

ものすごい量のFAX停止依頼のFAXが届くようになり、 「この配信停止欄は続けるべきかどうか?」と少し悩みました。悩みということは想定以上の量だったのです。

今までの経験上、1年もすれば配信停止のFAXが送られて来る件数も落ち着くだろうと予想できます。
そこで、1年間、我慢すれば、クレームリストが増えて、それによって無駄な送信が減ってレスポンス率が上がることだしと腹をくくりました。

しかし、1年も経たないうちにあるきっかけでこの停止欄に問題があることに気づきました。

FAXDM停止先から申し込みが来ているのです。

少し前提となる説明が必要です。

僕の事業所では、配信停止を依頼してきた会社に対しては、FAXの種類に問わずシステム上FAXが送れないようにしています。
何故なら、普通のFAXも一斉同報と同じシステム上から流しているからです。読み進めるにあったってこの前提を覚えておいてください。

僕の会社では、申し込みFAX受信後、申込者に受信されたことをFAXで送り返すようにしています。
何故なら「FAXは届いていますか?」という電話が多くあり業務に支障がでるので、少しでも電話の本数を減らしたいからです。

しかし、そのFAX返信がシステム上拒否される事例が、週にいくつかあるのです。

つまり、FAXDMは拒否しているけど、僕の事業所の商品に対する申し込みはしてくる会社があるのです。
つまり「FAXDMの配信を拒否する会社が、申込をしないということではない」ということなんです。

なら、無理やりFAXDMの配信停止を集める必要はないのではないかという結論にもなってくるのです。

ちなみに、FAXDMが届いていないのに、FAXDMの返信で申し込みが来るのはおかしいと思う人がいると思います。
しかし、僕の事業所のFAXDMは業界団体や取引先等が転送して申し込みを促してくれることも多いのです。
FAXDMの申し込みを受信すると、2つぐらいの送信元がすでに印字されていることが多々あることでわかります。

FAXDM停止欄を廃止

そこで、僕の結論としては、配信停止欄を作るということは「将来顧客獲得機会をなくす」ということだと考え、この実験の結果、配信停止欄はつける必要がないという結論に達しました。

<注1>
ネクスウェイのように自動で配信停止のFAX番号をリスト化してくれるサービスもあります。

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