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営業情報を整理してハウスリストを作成しましょう

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多くの事業所が、現在の取引会社についてのリストはきちんと整理できていると思いますが、未取引に終わった新規開拓先、名刺交換した名刺、以前取引していた会社の情報などは更新せずにそのままになっていますよね。

本来、どれもこれも、宝の山なんですが、多くの営業マンは目の前の数字に追われて、こういった部分にまで手が回りません。

営業マンにリストの管理を任せない

そこで必要になってくるのは、営業マンに任せることなく、リストの管理をすることです。

営業補助と言われる人ですが、別に専属である必要はなく、事務や総務のスタッフに対応してもらう程度でも、事業所全体の売上に大きく貢献することができます。

一覧表を作るのと同時に存在確認が必要

では、どうやって整理するのかといえば、営業マンから集めた名刺をもとに一覧表を作ります。手入力やスマホのアプリでもいいですし、名刺管理サービスを利用してもいいと思います。FAXDMを送るためだけのリストと決めれば、企業名、FAX番号、電話番号だけの項目で十分です。

一覧表を作ったあとに、掲載企業が、現在もまだ実在しているか、FAX番号に変更がないかの存在確認が必要です。リスト・クリーニングとも呼ばれます。

一つ一つのリストに対してWEBサイトなどを確認していけば一番良いのですが、さすがにそんな時間があるとは思えません。
そこで一覧表にしたものから、自動的な手法で存在確認をしていきます。
そこで存在確認ができなかったものだけをWEBサイトなどから確認していけばよいです。

存在確認はどうやってする?

では、何をもって存在確認をするのか?それは電話番号とFAX番号です。もちろん一つだけの存在確認でも事足りると思いますが、電話(FAX)番号というのは、解約された後にある一定期間をおいて、他の人に割り当てられるので、単に存在しているかどうかだけでは判断しにくくなります。

そこで、電話番号とFAX番号の両方が存在するか確認します。どちらかが存在しなければ、WEBサイトなどで確認するという方法を取るのが制度を高める方法となります。

大量の件数をどうやって存在を確認する?

しかし、どのような企業でも、過去の接触リストが数十ってことはないですよね。数百、数千あるのが普通です。となると、一つ一つ電話をしていくのは、不可能です。それならWEBサイトからの確認の方が全体を確認できるので優れた方法ですが、これも現実的な方法ではありません。

そこで使うソフトが、有限会社ダイアモンドアプリコット電話研究所が出しているDAブラックホールです。一般にはあまり知られていませんが、非常に優れたソフトです。

僕のようなシステムがわからない人にとっては、リストの整理ぐらいにしか使えませんが、システムに詳しい人なら悪用までできるというとで、以前は、取扱説明書もなく、自己責任のみで使うような形にしていました。

今は最小限の取扱説明書がありますけどね。

このソフトを使うと、基本的に無料(時々有料になることも・・・)で電話番号の存在確認ができます。いわゆるセットしてボタンを押して、ほったらかしにするだけです。これで電話番号・FAX番号の両方の存在が確認できれば、数年たったリストも「まぁ、今でもあるのだろうなぁ」って思って大丈夫だと思います。

ちなみにこのソフトを使えば、取りにくいチケットが取れてしまいます。ここでは、関係のない話ですので、詳しくは書きません。

価格も¥24,800~56,800 (税込)と会計ソフトなど市販のソフトと比べても、それほど高くはありません。むしろ、存在確認の人件費と比べると、すぐに元が取れる価格帯ではないかと思います。ぜひ、リスト整理に使ってもらえればと思います。

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